Eine gewöhnliche E-Mail reist unverschlüsselt durchs Netz und kann unterwegs mitgelesen werden – vergleichbar mit einer Postkarte. Für die meisten Nachrichten ist das unkritisch. Für andere kann es teuer werden.
Wann Verschlüsselung Pflicht ist
Sobald besonders schützenswerte personenbezogene Daten per E-Mail übertragen werden – Gesundheitsdaten, Finanzinformationen, Personaldaten – verlangt die DSGVO angemessene Schutzmaßnahmen. Unverschlüsselter Versand kann dann eine meldepflichtige Panne sein.
Transport- versus Inhaltsverschlüsselung
Transportverschlüsselung sichert den Weg zwischen den Mailservern – ein guter Grundschutz, heute meist Standard. Inhaltsverschlüsselung sichert die Nachricht selbst, sodass nur der Empfänger sie lesen kann. Für sensible Inhalte ist Letztere der Goldstandard.
Praktikabel umsetzen
Verschlüsselung darf den Alltag nicht lähmen. Mit den richtigen Werkzeugen läuft sie weitgehend automatisch – der Mitarbeiter schreibt seine Mail wie immer, die Technik erledigt den Rest.